Agency Writer Series

[Agency Writer 3] Chia sẻ kinh nghiệm xương máu “sống chung với đồng đội”

Reading Time: 12 minutes

Nhân dịp “mùa săn” 2020 đang về sau dịch và con người và sự sống trong khắp cõi quảng cáo đang chuyển động chóng mặt, mình mang đến bài số 3 trong loạt series: Agency Writer. 

Bài 1: Agency là gì? Người Viết có vai trò gì? 

Bài 2: Cách mình phân biệt Copywriter và Content Writer.

Với bài số 3, mình muốn đề cập đến mối quan hệ và cách làm việc với các đồng đội đáng “iu” với nhau. Tất nhiên, mỗi môi trường có những đặc điểm khác nhau. Mình không nói những chia sẻ dưới đây đúng với tất cả. Tuy vậy, có việc bạn tự nhân ra nhưng cũng có việc mình có thể giúp để phần nào bạn dễ dàng thích nghi hơn.

Mình không nói những ghi chú chia sẻ dưới đây có thể giúp bạn và đồng đội mãi vui, nhưng ít nhất sẽ tránh được các vấn đề hoặc xung đột không đáng có.

Tất cả là ý kiến cá nhân và quá trình làm việc mình đúc kết được. Nếu tò mò, hãy cùng khám phá nha! 

Sơ lược về một số chức vụ mình làm việc chung ở agency

(tuỳ nơi mà những vị trí này sẽ khác) 

Account: Bộ phận chăm sóc “từng chân tơ kẽ tóc” cho khách hàng ở Agency.  

Designer: Tất nhiên rồi. bạn ấy thiết kế – triển khai các hình ảnh theo kế hoạch nội dung.

Ngoài hai bộ phận này ra, mình còn làm việc chung với planner, team media, team production, v.v… Nhưng trong bài viết này, mình chỉ đề cập đến account và designer vì mình làm việc nhiều nhất với họ. 

Để hợp tác tốt với các bộ phận này, bạn phải biết được: 

  • Đặc điểm của họ: quan tâm điều gì nhất. 
  • Đâu là vấn đề có thể diễn ra xung đột giữa content và bộ phận khác. 
  • Cách giải quyết theo kinh nghiệm của mình. 

Về bạn hiền Account 

1. Account quan tâm điều gì?

Account sẽ là người có vẻ ngoài sáng láng, chỉn chu và chuyên nghiệp nhất bạn có thể nhìn thấy trong các agency. Khác với các bạn creative trông có vẻ lạ đời và chất chơi, account trông “văn phòng” hơn một chút (có thể chỉ là …một chút thôi)

Mình có rất nhiều đồng nghiệp và bạn bè là account. Nhiều người nói account làm dâu trăm họ cũng không sai đâu. Vị trí này đòi hỏi bạn phải có sức khoẻ tốt, khả năng chịu đựng áp lực cao ngút ngàn và sự mềm mỏng kết hợp cứng rắn vừa đủ để dung hoà được team trong nhà lẫn khách hàng. 

Account có nhiệm vụ gì:

  • Nhận brief (aka mong muốn xen lẫn …ước mơ) của khách hàng.
  • Cân đo đong đếm lại thời gian, kế hoạch và tiền bạc sao cho phù hợp với thực tế nhất. 
  • Quản lý timeline công việc để mọi chuyện đúng theo tiến độ.
  • Chịu trách nhiệm theo sát khách hàng và internal team (team nhà) để công việc suôn sẻ và trơn tru (hên xui…)
  • Cuối cùng, nhắc nợ 🤣

Có một điểm đặc biệt rằng: trước khi brief cho team trong nhà (có bạn đó), Account sẽ nghiên cứu về khách hàng và nhãn hàng (kể cả chuyện người đó có gout như thế nào, cách nói chuyện ra sao, yêu thích thứ gì). Nói không ngoa, tại agency, account là người hiểu khẩu vị của khách hàng nhất. Mỗi một nhận xét của Account thường là sự kết hợp giữa nhu cầu + sở thích của khách và kế hoạch quảng cáo công ty nên triển khai. 

Làm thế nào để win job (đạt được chiến dich/đơn đặt hàng) và đi với khách hàng đến khi lấy được tiền?” là chuyện mà account sẽ quan tâm.

Điều copy/content và account có thể xung đột: 

Trách nhiệm lớn nhất của account là thuyết phục khách hàng và quản lý timeline của một campaign

Điều đó có nghĩa là thứ họ quan tâm nhất là mọi việc có đang theo đúng tiến độ hay không, có sự việc nào đang chệch đường ray hay không và giải pháp.  

Lắm lúc có những nội dung khách hàng muốn chỉnh sửa sẽ không phù hợp suy nghĩ của bạn nhưng đã đến lúc cần chốt và tới hạn chót. Đó chính là khi account sẽ mong bạn chiều theo ý khách hơn là đề xuất các giải pháp mang tính sáng tạo cao hơn. 

Ngoài ra, team trong nhà (đặc biệt là bộ phận sáng tạo), ít có cơ hội giao tiếp trực tiếp với khách hàng mà thường thông qua account, ngoại trừ lúc đi trình bày kế hoạch (pitching). Vì thế, xuyên suốt quá trình triển khai, rất có thể account chưa truyền tải được ý kiến của bạn đến với khách như mong muốn. Điều này tùy thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng của account đó.

Những ghi chú của mình sau khi làm việc với Account: 
  • Đừng ngại đặt câu hỏi khi nhận brief đầu tiên

Đó chính là lúc bạn có thể tìm hiểu về nhãn hàng sắp nhận. Trước buổi họp brief, hãy tìm hiểu ngành hàng và list ra những câu hỏi thích hợp để khai thác các khía cạnh của brief. Sau đó hỏi ngược lại account để bạn ấy đi hỏi khách hàng.

Việc tận dụng buổi nhận brief đầu tiên và thứ hai rất quan trọng. 

  • Chủ động đề xuất deadline

Account là người kẹp giữa khách hàng và team trong nhà nên có những lúc dung hòa và cân bằng hơi khó khăn. Sẽ tốt hơn nếu content hiểu rằng account cũng có cái khó riêng khi họ hối bài bạn chẳng hạn.

Để chủ động và dễ dàng làm việc hơn, mình học cách tự tính deadline và đề xuất cho mọi người cùng nắm. Cơ bản công việc của mình thường nằm giữa: nghe brief từ account để đề xuất nội dung và có brief từ mình thì thiết kế mới triển khai.

Vậy nên, thay vì người khác set deadline, mình tự đề xuất sẽ hiệu quả và cảm thấy thoải mái hơn. Tất nhiên, bạn nên hỏi account ngày cuối cùng họ có thể nhận bài. 

  • Học cách xác định công việc ưu tiên

Một copy/content không nhận chỉ một việc, một brand hay một từ duy nhất một account. Ngược lại, một account cũng không chỉ order bài từ duy nhất một content. Vì thế, để dễ dàng hơn cho đôi bên, mình cố gắng xác định ưu tiên của mình trong ngày là gì, phải làm việc nào trước, cho ai trước. Và đặc biệt, dành năng lượng cho việc nào nhiều hơn.

Ví dụ: Nếu list làm việc hôm đó có viết bài website cho brand A/account A và sửa bài cho brand B/account B. Nếu việc sửa bài là gấp thì mình sẽ đẩy lên trước, còn website đẩy ra sau. Nhưng nếu cả hai đều không gấp, mình sẽ dành thời gian đầu ngày cho website và sau đó mới sửa bài. 

  • Nếu Account gửi về feedback của khách hàng:

Nên làm rõ tại sao. Có thể có những dự án/post facebook không kịp nhưng việc làm rõ tại sao sẽ giúp mình tránh lỗi tái phạm sau này, gây ảnh hưởng xấu cho team trong lòng khách. 

  • Đôi lúc, chất lượng có thể phải nhường chỗ cho năng suất:

Deadline là cái tên to đùng bạn không thể bỏ qua đâu. Vì vậy, có những lúc bạn sẽ nên điều chỉnh tâm thái của bản thân để đáp ứng kịp hạn nộp thay vì nhắc đi đi nhắc lại cần phải điều chỉnh nó thật hoàn mỹ. 

  • Hãy hiểu việc feedback hay hối bài là nhiệm vụ của bạn ấy

Gống như công việc viết bài và kiểm soát chất lượng bài viết của bạn vậy. Đón nhận việc hối bài hoặc các feedback  một cách tích cực sẽ tốt hơn là tiêu cực.

Về người huynh đệ Designer

Đây là vị huynh đệ làm việc nhiều với mình còn hơn cơm bữa trên chặng đường gặm nhấm brief-phiêu-màu-lá-ngón và deadline-rối-như-nồi-canh-hẹ. Bắt tay một cái, để mãi bên nhau bạn nhé! 😁

Designer chuyên lo về mặt hình ảnh thiết kế như post facebook, layout landing page, layout website, POSM, standee, v.v…

Bạn sẽ làm việc với thiết kế khi nào? Đó là lúc bạn cần brief một hình ảnh nào đó cần dùng và phù hợp với nội dung bạn đang viết/triển khai. Chỉ có bạn mới hiểu rõ nội dung bạn đang làm cần gì.

Bạn có cần theo bạn ấy đến cùng hay không, trong suốt quá trình thiết kế? Tuỳ vào quy trình công ty bạn, nhưng đa phần mình hỗ trợ dưới dạng ý tưởng chứ không can thiệp vào quá trình sáng tạo.

Lý do nào có thể khiến content/copy và designer xung đột

Đa phần là mindset khác nhau.

Designer tư duy bằng hình ảnh. Nói dễ hiểu là khi bạn đề cập đến vấn đề nào đó, họ tự động mường tượng ra hình ảnh đầu tiên thay vì là những thứ khác.

Điều này được hình thành trên quá trình học hành và làm việc lâu dài của họ. Vì vậy, dù copy/content có thể tham gia các khóa học tư duy/kỹ năng thiết kế mang tính ngắn hạn nhưng cũng khó có thể hiểu được tường tận điều trên.

Não bộ con người cũng giống các cơ bắp trên tay bạn. Khi luyện tập tư duy lâu dài ở một vấn đề nào đó, khu vực đó tự động sẽ mạnh mẽ và năng suất. Giống như đối với người viết chuyên nghiệp, khu vực ngôn ngữ của họ đặc biệt phát đạt. Thì với designer, đó là phần hình ảnh (visualize). 

Vậy nên, cơ chế não bộ của content/copy và designer khá khác biệt. Đôi khi con chữ và hình ảnh sẽ có những lúc không hợp nhau chút nào. Đây là tình trạng thông thường thôi, giữa content/copy và designer. Chúng mình sẽ cần có những ghi chú để biến tiếng nói riêng thành chung.

Một số tình huống thường gặp giữa content/copy và designer khi làm việc chung: 

  • Designer phản hồi brief khó hiểu và không hình dung được.
  • Designer phản hồi text dài dòng và không phù hợp khi đưa vào thiết kế.
  • Designer cảm thấy mô tả trong brief lỗi thời hoặc muốn thay đổi cho phù hợp hơn.
  • Content/copy có lòng tin bất diệt rằng sản phẩm sẽ như thế này nhưng cuối cùng là như thế kia.
  • Content/copy thấy thiết kế chưa phù hợp với nội dung mình chuẩn bị.
  • Content/copy cần phải tự thay đổi deadline của mình cho phù hợp với thiết kế.
  • v.v…

Xuất phát điểm của các tình huống trên đa phần vì chưa hiểu nhau, giao tiếp không hiệu quả và bất đồng quan điểm khi làm việc. Mọi vấn đề đều có cách giải quyết. Hãy khám phá mục tiếp theo! 

Cách giải quyết các tình trạng trên

Muốn giải quyết hiệu quả, chúng mình sẽ đi từ nguồn gốc của vấn đề và cùng tìm ra phương hướng thích hợp cho từng tình huống nha: 

  • Brief khó hiểu, không hình dung được

Như đã đề cập ở trên, designer sau khi nhận brief từ bạn, sẽ hình dung nó thành dạng hình ảnh.

Nếu designer đó chưa có nhiều kinh nghiệm về layout thiết kế thì có thể xảy ra tình huống khó hình dung câu từ thành hình ảnh cho đúng theo điều bạn tưởng tưởng được.

Vì vậy, lúc này đây bạn cần một công cụ là demo. Việc đưa ra demo này có hai mặt: mặt lợi là bạn sẽ nhận được sản phẩm tương ứng, mặt hại là designer sẽ hạn chế về sáng tạo hơn.

  • Text dài dòng và không phù hợp khi đưa vào thiết kế

Chữ nhiều chưa chắc là đẹp, chữ ít đôi khi không đủ.

Tuy nhiên thiết kế trên digital, để chạy ad, cần check text.

Nếu vậy. bạn có thể hỏi ngược lại designer cần bao nhiêu từ là đẹp để brief text phù hợp. Ví dụ; là chỗ này cần từ 8-10 từ, thì mình sẽ căn chỉnh nội dung cho phù hợp.

  • Mô tả trong brief lỗi thời hoặc muốn thay đổi cho phù hợp hơn

Cá nhân mình rất thích những ý kiến này. Dù công việc của mình có bao gồm nghiên cứu và brief theo xu hướng thị trường. Nhưng thiết kế là công việc chuyên môn của bạn ấy. Bạn ấy sẽ có con mắt nhạy cảm hơn bạn.

Ở agency, chủ động là đức tính cần thiết và tối ưu kết quả cũng vậy.

Vì vậy, nếu nhận được phản hồi này, điều cần làm là thảo luận riêng với nhau để có thể hiểu hơn về ý kiến/đề xuất của hai bên. Biết đâu, nhờ những buổi thảo luận như vậy, sản phẩm làm ra của cả hai đều tiến bộ và cho kết quả tốt hơn thì sao.

Công việc của content và designer là hỗ động cho nhau, chứ không phải tách biệt mạnh ai nấy làm à nghen. 

  • Content brief với lòng tin bất diệt rằng bài thiết kế y chang mình tưởng 

Mình biết bất kỳ ai mới làm việc cũng sẽ mong những sản phẩm của mình được như thế này hoặc như thế kia.

Tuy nhiên, để tránh phát sinh mâu thuẫn, đặc biệt nếu bạn không có demo mà chỉ mô tả bằng chữ viết, cách tốt là hãy kỳ vọng 70-80% thôi.  Vì từ đầu bạn sang đầu một người khác rồi đến đôi tay, nhiều việc đã thay đổi rồi.

  • Content thấy thiết kế chưa phù hợp với nội dung

Lúc này có hai điều cần làm: một là list ra dễ hiểu điểm chưa phù hợp trực quan nhất có thể, hai là thảo luận riêng với designer để chỉ ra những điểm trên.

Content/copy chưa nhiều kinh nghiệm thường vướng phải một sai lầm thế này: Bạn thấy nó không hợp, nhưng bạn nói một cách mơ hồ và không rõ ràng vấn đề ở đâu.

Cách nhanh nhất để giải quyết tình trạng này là chính bạn phải nhận định được chỗ chưa phù hợp chính là điểm gì.

  • Content thay đổi deadline cho phù hợp với thiết kế:

Điều này có thể diễn ra, vì cơ bản chuyên môn của thiết kế mất thời gian canh chỉnh nhiều hơn.

Bạn có thể tự set cho mình giới hạn nào đó, cũng không nên vì hỗ trợ và suy nghĩ cho người khác quá nhiều mà bỏ quên năng suất và hiệu quả của chính bản thân mình. 

Dưới đây mới là ghi chú xương máu nè:

  • Nên theo học một khoá về thiết kế

Online cũng được, offline cũng được.

Offline có khoá học Everybody can Design của Aim Academy mình thấy cũng ổn.

Cá nhân mình có học chính quy thiết kế từ trường Đại Học và từng làm ngành này rồi. Tuy rằng chuyên ngành của mình không phải là những việc các bạn đồng nghiệp hiện tại sẽ làm nhưng chính điều này đã giúp mình dễ đứng trên lập trường của các bạn hơn, tránh các xung đột không cần thiết.

Tất nhiên, khi brief, mình hoàn toàn có lợi thế hơn nhiều bạn content khác (nếu họ chưa học khoá học nào). Vì mình biết thuật ngữ, mình biết thiết kế đến đâu để kiếm tìm demo, v.v…

  • Cái quan trọng nhất bạn nên học về thiết kế là tư duy và gout thẩm mỹ hợp thời

Hoàn toàn không phải kỹ năng xài tool (phần mềm) như nhiều người đang theo đuổi.

Mình cá chắc 100% là nếu bạn chỉ học 1 đến 2 khoá, thậm chí thực hành hoặc làm việc thì cũng khó mà có kỹ năng ngang các bạn thiết kế. Vì kỹ năng của designer được hình thành trên quá trình trau dồi lâu dài, như cách chúng ta dùng từ ngữ vậy. 

Hãy chuyển sang trau dồi tư duy thiết kế và gout thẩm mỹ nha. 

  • Chủ động đề xuất thảo luận trực tiếp và thường xuyên giao tiếp

Ở Agency, việc thảo luận hay tranh luận là bình thường. Mọi việc có thể sẽ trở nên phức tạp hơn nếu bạn không làm rõ ràng và mạch lạc.

Vì vậy, sau khi gửi brief, mình thường sẽ hỏi bạn thiết kế về việc bạn ấy có bất kỳ vướng mắc hay không hiểu gì về bản brief này không. Nếu có thì chúng mình sẽ thảo luận ngay và giải quyết. Đó là cách để mình giảm tối đa những rắc rối do không hiểu nhau và thiếu giao tiếp mang đến. 

Bạn càng chủ động bao nhiêu, công việc dễ dàng bấy nhiêu.

  • Demo là con dao hai lưỡi

Nếu bạn có thể kiếm ra demo, sẽ có lợi cho quá trình triển khai sau này. Nhưng nếu lạm dụng, hầu hết các sản phẩm sẽ giống như demo. Vậy thì còn tuỳ mục tiêu của bạn là gì? Trong thế giới sáng tạo, có phân cấp rất rõ ràng, có những nội dung mức độ sáng tạo chỉ tầm 1-3 thì bạn có thể tạo một layout sẵn, lúc này có thể demo sẽ phát huy toàn bộ tác dụng. Vậy nên, việc chọn demo và dùng nó lúc nào cũng là câu hỏi khó cho content. Hãy trả lời nha!

  • Lập danh sách nội dung hình ảnh yêu thích và hot

Cố gắng giải thích tại sao bạn lại yêu thích và tại sao hot.

Bạn có thể đạt được rất nhiều ưu thế khi biết nhiều về định dạng khác ngoài chữ.

Càng tích luỹ được đa dạng bộ sưu tập này, kỹ năng tìm kiếm và hình dung về mặt hình ảnh càng tốt hơn.

  • Mắt thẩm mỹ tùy vào mỗi người. Điều cần quan tâm là marketing mindset

Để hiểu điều này, bạn có thể tìm đọc cuốn “Xấu thế nào, đẹp ra sao”. Đây là cuốn sách để bạn có thể hiểu thêm về việc thiết kế trong marketing khác những ngành khác như thế nào và cách để nhận định một thiết kế thế nào là đúng, chứ không phải dựa trên cảm tính cá nhân. 

Đặt cuốn sách “Xấu thế nào, đẹp ra sao”: Tiki

Với thiết kế phục vụ quảng cáo/marketing, cách tốt nhất là đừng buông những lời nhận xét mang tính chất “Ờ cũng đẹp, nhưng tôi không biết đẹp ở đâu” hay “Xấu thế, nhưng tôi thấy vậy thôi“. Bất kỳ lời nhận xét nào đều phải có lý do phù hợp. Có như vậy, việc hợp tác giữa content/copy và designer mới suôn sẻ được. 

Kết 

Bài viết đã khá dài rồi, nên mình quyết định kết thúc ở đây nhé!

Mối quan hệ giữa người với người, giữa đồng nghiệp với nhau đôi khi có thể diễn ra những tranh luận và bất đồng quan điểm. Nhưng nếu tụi mình chịu dừng lại, đặt bản thân vào lập trường đối phương và hiểu họ cũng có cái khó riêng, mọi chuyện sẽ dễ giải quyết hơn nhiều.

Hãy chủ động thảo luận và cùng nhau giải quyết vấn đề bạn nghen. Chúc bạn và đồng đội cùng nhau tạo ra nhiều giá trị hơn nữa và bên nhau thật vui vẻ nè. 

Tham khảo khóa content của Jeen để nhận thêm bí kíp sống chung với đồng đội!

Jeen Nguyễn 

=============================

Note: Nội dung trên thuộc bản quyền của Jeen Nguyễn. Về thông tin bổ sung, bạn xem thêm tại trang Bản quyền-hợp tác!

Nếu thấy các bài viết hữu ích, bạn có thể ủng hộ blog tại đây!

Cảm ơn bạn.

Bạn cũng có thể thích..

4 Bình luận

  1. […] Bài 3: Kinh nghiệm xương máu sống chung với đồng đội.  […]

  2. […] Mình cũng có một bài chia sẻ khác về chủ đề này, bạn có thể tham khảo thêm tại đây! […]

  3. […] Khi mình thấy vấn đề đưa thêm định dạng thiết kế mới vào plan gặp trục trặc ở khâu triển khai vì các bạn chưa có kinh nghiệm làm, mình luôn hỏi trước khi làm là các bạn sẽ mất bao lâu để thực hiện được để mình dự trù. Bạn có thể xem thêm tips làm việc với team khác ở đây! […]

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *