Tự Học Quản lý nội dung

Học quản lý nội dung | Tập 4: Timeline – Dòng thời gian

Reading Time: 7 minutes

Dòng thời gian (tiếng Anh dùng phổ biến hơn: timeline) thường được sử dụng trong hầu như tất cả các công việc nói chung không chỉ riêng marketing hay content marketing.

Bài viết số 4 trong series Học quản lý nội dung sẽ cùng bạn bàn về chủ đề này và làm rõ timeline khi làm việc với người quản lý nội dung như thế nào. 

Đây là một nội dung thuộc series Học quản lý nội dung (dự kiến có 7 tập) sẽ hoàn thành trong dịp cuối năm 2022. Loạt nội dung dài kỳ này được tạo ra với mục đích giúp các bạn đang muốn hoặc chớm “hẹn hò” quản lý một góc nhỏ công việc và các lưu ý thực tiễn có thể ứng dụng được ngay. Vì tác giả không được tính là kinh nghiệm dày dặn nên mong bạn xem đây là nội dung tham khảo, không phải hướng dẫn và sẽ đọc thêm các bên khác. 

Timeline quản lý nội dung là gì? 

Timeline thường có nhiệm vụ giúp người quản lý kiểm soát các đầu việc và người thực hiện theo đúng lộ trình đã đề ra. Và quan trọng nhất chính là đúng deadline để phù hợp với kế hoạch thực hiện từ ban đầu. 

Thường thì khi tôi làm việc trong agency người lên các timeline quản lý này sẽ là bạn account. Bạn cũng sẽ nắm hết các đầu việc của từng bên để từ đó …hối bài cho hiệu quả ^^.

Còn trong khi chúng ta làm việc bên ngoài (freelance) hay ở các client thì sao? Chủ động làm timeline kiểm soát công việc là vô cùng cần thiết để các bạn tự quản lý tiến độ của chính bản thân mình và gửi lại cho sếp hay khách hàng theo dõi.

2 loại timeline thường gặp trong quản lý chất lượng nội dung:

  • (1) Timeline đăng tải nội dung

Bao gồm các nội dung được sản xuất sẽ cần đăng tải vào ngày/tháng/năm nào. Bạn chỉ cần xác định ngày đăng tải dựa trên plan nội dung là được.

  • (2) Timeline sản xuất nội dung

Bao gồm các bước thực hiện để sản xuất ra nội dung đăng tải ở timelime (1) bên trên.

Ví dụ như nội dung chính sẽ thực hiện được phân bổ theo tính chất nhiệm vụ và thời gian, người viết nội dung và người thực hiện thiết kế, số lượng ngày từng thành viên dành ra để thực hiện nhiệm vụ, ngày hoàn thành nhiệm vụ là ngày nào.

Ngoài 2 loại này ra, thì khi làm freelance, bạn có thể sẽ phải tạo thêm timeline gửi cho khách hàng. Sự thật là hiện tại nhiều bạn freelance chưa làm điều này.

Nếu làm team freelance, thì sẽ cần song song các loại trên cùng một lúc. Ví dụ như tôi sẽ tạo timeline gửi khách, master timeline cho chính tôi kiểm soát, timeline thực hiện cho các bạn trong team.

Timeline quản lý nội dung được cấu thành như thế nào? 

Trước khi thực hiện timeline

Khi bạn làm timeline tất yếu sẽ cần biết mấy chuyện sau đây:

  • Hạng mục/nhiệm vụ/task là gì?
  • Thời gian bắt đầu thực hiện.
  • Team làm việc như thế nào và là những ai?
  • Deadline cho từng hạng mục trên
  • Thời gian đăng tải nội dung
  • Thời gian kết thúc dự án

(Ví dụ mẫu timeline thực hiện nội dung 1 tháng) 

Trong khi thực hiện timeline quản lý nội dung

(1) Lên một timeline gốc – bao gồm tất cả các hạng mục nội dung 

Hay còn gọi là master timeline – có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các hạng mục sẽ có trọng dự án – chiến dịch đó. Riêng bạn chỉ làm content thôi thì chỉ cần lên master timeline về content.

Timeline này cần được thực hiện làm sao để bạn thấy được tất cả các công việc team mình sẽ làm để phục vụ công việc chung của công ty hay khách hàng, nhằm hoàn thành tốt nhất nội dung được giao.

Sau đó, bạn dùng timeline này tách ra các timeline nhỏ hơn cho từng bộ phận công việc như content writer, designer, producer, v.v…

(2) Tôi không đưa ra deadline, người chốt deadline là người thực hiện chúng 

Tôi có một cách quản lý timeline: đó là không tự chốt deadline mà chỉ chặn đầu ngày phải hoàn thành, người nào thực hiện nhiệm vụ đó sẽ tự chốt deadline với tôi và tự điền vô timeline quản lý của mình. Tôi cũng ứng dụng điều này với các lớp content của mình. Tất nhiên, ở lớp content thì bạn có xu hướng dễ thở hơn nhiều so với khi làm việc trực tiếp với tôi.

Việc này được đúc rút và hình thành dựa trên quá trình làm việc trong ngành sáng tạo, tôi nhận ra một việc là các bạn viết – thiết kế có xu hướng bài xích deadline và hay né tránh, nhất là nếu deadline đó do người khác chốt cho các bạn. Điều này làm tôi nghĩ bản thân sẽ cần khuyến khích các bạn tự chốt deadline của mình và cần tự cam kết deadline đó. Người thực hiện vẫn có không gian tự do nhưng sự tự do này được kiểm soát theo cách của người quản lý.

Có phải tới đây bạn sẽ tự thắc mắc lỡ mấy bạn hứa vậy nhưng không làm đúng hẹn thì sao?

(3) Tất nhiên, ngày chặn đầu hoàn thành đã được tính toán trước 

Trong agency, các bạn account (có thể hiểu là sale kết hợp quản trị dự án kết hợp chăm sóc client) thường báo với các bạn triển khai một deadline giả nào đó đã được tính toán sẵn và trừ hao 2-5 ngày thực hiện (tùy vào tính chất dự án/nhiệm vụ). Bởi vì tất cả chúng ta đều biết, việc trễ deadline là có thể xảy ra và mấy bạn làm sáng tạo có xu hướng làm việc theo cách trì hoãn và đợi cảm hứng (tất nhiên không phải tất cả nhưng đây là việc khá phổ biến).

Vì thế, các bạn account – aka những bạn quản trị dự án – sẽ không thể để cho mọi người tự tung tác muốn chọn ngày nào cũng được và quá sát với ngày giao cho khách hàng – sếp. Họ sẽ cho mọi người quyền tự do được lựa chọn ngày nhưng trong sự kiểm soát và tính toán sẵn.

Ví dụ: deadline gốc là ngày A, deadline giả = A – [2-5 ngày].

Đây cũng là lý do xuất hiện một mốc thời gian giả trong timeline mà các bạn triển khai sẽ nhận được. Đối với cá nhân tôi việc này rất bình thường. Bởi vì người nào mà không tạo được niềm tin cho người quản lý dự án thì đơn giản vì họ hay hứa một đằng nhưng làm một nẻo. Còn người nào mà nhận deadline chính xác thì người ngày sẽ là người đáng tin cậy, có trách nhiệm.

(4) Các phương tiện thực hiện timeline nhanh chóng – dễ dàng 

Ví dụ một mẫu quản lý nội dung trên Notion của tôi

Hiện tại có khá nhiều bên cung cấp phương tiện quản lý dự án công việc.

Nếu bạn có chút kinh phí có thể sử dụng Base (phù hợp team hoặc công ty), AIRTABLE (phù hợp cá nhân hoặc team nhỏ), v.v…

Còn không thì bạn có thể sử dụng Notion (Template Timeline), Trello, v.v…

Tôi thì thường làm trên Google Trang Tính hoặc Excel nếu cần thiết nữa.

Sau khi thực hiện timeline quản lý nội dung

(1) Kiểm soát timeline diễn ra đúng là nhiệm vụ của người quản lý 

Tức là bạn cần cố gắng hết sức để kiểm soát được timeline thực hiện và đăng tải sẽ diễn ra đúng như trong file chốt bên trên. Nếu timeline chệch hướng trong vòng không thể chấp nhận được, người chịu trách nhiệm lớn nhất là người quản lý. Đừng đổ lỗi cho người khác!

(2) Tuy vậy, có thể sẽ phát sinh vấn đề bất khả kháng 

Ví dụ như đột nhiên brief bị thay đổi (hay dân agency gọi là “lật brief”), thiên thời nhân hòa nhưng địa không lợi, có một vấn đề đột xuất diễn ra trên thế giới hay trong nước khi phương án nội dung ban đầu không thể thực hiện như tính toán sẵn có. Điều này sẽ có thể ảnh hưởng đến toàn bộ timeline ban đầu. Vì vậy, trong quá trình làm timeline bạn nên lưu ý dự trù sẵn một it thời gian để không bị bỡ ngỡ.

(3) Nếu cần, lập nhóm nhỏ hơn để mọi người quản lý nhau

Thay vì tự mình quản lý tất cả các hạng mục timeline, nếu công việc có quá nhiều phần, nhiều nhiệm vụ, bạn có thể sử dụng cách quản lý chéo giữa các bạn trong team với nhau. Ví dụ bạn content 1 và bạn designer 2 là một team, 2 bạn có nhiệm vụ quản lý và nhắc nhở lẫn nhau bằng cách giao timeline làm việc cho nhau chẳng hạn, người này đốc thúc và hỏi thăm người kia.

 

Hy vọng nội dung chia sẻ về timeline – dòng thời gian thực hiện trên sẽ giúp đỡ bạn trên chặng đường học quản lý nội dung sắp tới. Nếu có bất kỳ điều gì thắc mắc, đừng ngại mà hãy liên hệ ngay với tôi bằng cách comment dưới bài viết này. 

Tập tiếp theo trong series: Tập 5 – Hướng dẫn feedback content cho người mới. Mời bạn đón xem

Cảm ơn bạn vì đã đọc tới những dòng cuối cùng này. Hẹn gặp lại bạn ở bài viết sau.

Jeen Nguyễn


👉 Trở thành nhà quản lý nội dung cho công ty của mình: chương trình Coach 1-1

Nếu thấy bài viết hữu ích, bạn có thể ủng hộ Jeen một cuốn sách ở trang Donate.

Lưu ý: Vui lòng tôn trọng chất xám và sáng tạo của người sản xuất nội dung, artist, designer bằng việc KHÔNG SAO CHÉP/COPY/REUP. Tất cả nội dung trên thuộc sở hữu của Jeen Nguyễn. Về thông tin bổ sung, bạn xem thêm tại trang Bản quyền-hợp tác!

Bạn cũng có thể thích..

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *