Working Tips

Vài kinh nghiệm về viết và gửi email của Jeen

Reading Time: 6 minutes

Mỗi chúng ta đều viết và gửi email hằng ngày. 

Tuy vậy, khi làm việc và dạy viết, tôi nhận ra có nhiều vấn đề về email được hiểu ngầm hoặc ít người chia sẻ. Điều đó sẽ gây khó khăn cho các bạn mới đi làm/ít kinh nghiệm. 

Vậy nên, tôi chia sẻ cho bạn vài bí kíp cá nhân về chuyện chiếc email tôi đã thu nhặt được khi làm agency nha. Mời bạn theo dõi! 

Ghi chú: Kinh nghiệm và đúc rút cá nhân không thể đúng với tất cả môi trường nhưng nó sẽ giúp phần nào đó. 

1, Về CC và BCC

Nếu trước giờ, bạn chưa CC và BCC hoặc lúc gửi không biết nên dùng 2 thao tác này thế nào, phần này dành cho bạn. 

Bạn cứ hiểu đơn giản như thế này

  • CC (Carbon Copy) sẽ cho phép mọi người nhìn thấy công khai danh sách được bạn CC. 
  • Còn BCC (Blind Carbon Copy) không công khai cho người khác biết, trừ người được bạn BCC. Như tên của nó, được thêm chữ Blind nghĩa là mù lòa vô nè. 

Ví dụ: Khi tôi gửi mail workshop cho các bạn, tôi thường BCC vì bảo mật thông tin cho những người đã đăng ký. Còn nếu học nhóm ít người và có sự đồng thuận của các bạn khác, tôi sẽ CC hoặc gửi trực tiếp luôn. 

Trong môi trường công sở, nhất là ở agency, CC và BCC càng quan trọng hơn nếu bạn quan tâm đến việc làm rõ ràng đầu việc của mình và đồng nghiệp cũng như ngại thêm ai đó không liên quan vì sợ làm phiền họ.  

Nếu không rõ ràng vấn đề này, tất yếu các bạn mới hay bị nhầm lẫn và khi gửi mail không biết nên đưa ai vô dẫn đến việc gửi trực tiếp cho tất cả mọi người kể cả giám đốc điều hành (CEO)… 

Tùy vào công ty sẽ có quy định khác nhau về chuyện email qua lại. Nếu buổi làm quen bạn được hướng dẫn cách này thì rất tốt nhưng nếu chỗ làm của bạn không có thì bạn có thể làm theo cách phân biệt đơn giản này,: 

  • Đối với những người có liên quan/thực hiện trực tiếp đến task đang làm, bạn có thể gửi trực tiếp. 
  • Đối với người có liên quan gián tiếp đến task (có thể là quản lý trực tiếp của bạn, tương lai sẽ thực hiện phần tiếp theo, sếp bộ phận khác): bạn có thể CC. Ở đây, không nhất thiết CC những người trực thuộc bộ phận khác vì công việc phân công thuộc người leader của họ. 
  • Khi cần bảo mật thông tin nào đó, bạn có thể dùng BCC. 

Bạn có thể đọc thêm về CC và BCC email ở bài viết này!

2, Đặt tiêu đề email rõ ràng, nhất là khi làm nhiều dự án khác nhau

Thời gian làm agency cho tôi nhiều kinh nghiệm và kỹ năng mềm siêu bé nhỏ nhưng có ảnh hưởng lớn. Ví dụ chuyện đặt tên file/tiêu đề email cho dự án nào đó một cách rõ ràng, dễ tìm kiếm ở đây. 

Tôi nghĩ hầu hết mọi người vào công ty sẽ được chia sẻ cách đặt tên file hoặc tiêu đề mail theo quy chuẩn như thế nào. Nhưng nếu bạn tự làm, mới làm freelance và chưa biết cách, có thể theo dõi phương án dưới đây: 

  • Nên từ lớn đến nhỏ: [Tên client] [Tên dự án] [Team] [Task] [Tình trạng] [Ngày]
  • Hoặc [Tên client] [Tên dự án] Về việc cụ thể nào đó 

Ví dụ: Client X – IMC Plan – Creative – Big Idea Exe – Feedback – 22112021

hoặc [Client X] IMC Plan – Về vấn đề thiết kế Key visual 

Nếu nói chuyện với team internal (nội bộ) thôi, để tránh trường hợp bút sa gà chết lỡ tay thêm email khách hàng vô, bạn có thể thêm chữ internal trước tiêu đề. 

Về việc tiêu đề email này, chắc chắn sẽ có nhiều cách đặt và sắp xếp khác nhau. Bạn cứ linh hoạt tùy nhu cầu là ổn, miễn sao kết quả rõ ràng, dễ tìm kiếm và theo dõi. 

3, Trước khi tạo dòng mail riêng, nên hỏi xem có thể gửi vô đâu 

Có một rắc rối dễ xảy ra thường xuyên nếu bạn là người mới hoặc chưa kinh nghiệm, đó là bạn chả biết nên gửi mail của mình vào dòng nào. 

E ngại một chút nhưng deadline trước mắt hoặc nỗi sợ bị đánh giá không-biết-gì, bạn tự quyết bằng 1 trong 2 cách phổ biến: tự tạo dòng mail riêng hoặc gửi đại. Và à há, chuyện gì đến cũng sẽ đến. Bạn bị nhắc nhở vì làm rối đội hình. 

Thật ra, tình trạng này hoàn toàn có thể giải quyết dễ dàng bằng việc hỏi ai đó, nhất là người hướng dẫn trực tiếp của bạn, là bạn có thể gửi điều này ở đâu.

Đừng ngại hỏi một tiếng, đừng sợ bị chê là thiếu hiểu biết sơ đẳng vì sự chủ động phô diễn điều-không-biết có thể giúp tụi mình tránh các rắc rối lớn hơn sau này.  

4, Nên viết email sao cho người nhận phải suy nghĩ kỹ khi trả lời

Có một sự thật mà bạn nên biết: Email có tính chất formal (trang trọng) và official (chính quy) hơn, vì thế đừng dùng nó như công cụ chat – trao đổi qua lại như nhắn tin mà không suy nghĩ gì. 

Cách nhanh nhất để tối ưu hóa việc trao đổi công việc qua email là nên viết sao cho người nhận phải suy nghĩ và cân nhắc kỹ câu trả lời gửi lại hoặc xác nhận (confirm) một điều gì đó. 

Ví dụ: 

  • Thay vì gửi email vô thưởng vô phạt theo hướng “Em hiểu ý anh rồi” mà không chốt lại hiểu cái gì. Có thể đổi thành “Vâng, em hiểu ý của anh. Theo em hiểu là như thế này:… Với vấn đề trên, em có đề ra các phương án dưới đây: … Anh có thể cân nhắc và gợi ý hoặc cho em ý kiến về chúng không ạ?”. 
  • Nếu nhận thấy người ta (có thể là đồng nghiệp, sếp, đối tác hay khách hàng) chưa chốt thông tin quan trọng, việc của bạn là tự chủ động xác nhận bằng việc nhắc lại và nhờ người ta chốt qua mail đó. 

Bạn nên tránh tối đa các email không khác gì lời nhắn trong khung chat.

5, Trình bày email rõ ràng và tuần tự

Giống như viết lách, khi trình bày email, bạn đừng quên làm rõ ràng các vấn đề, sau đó bôi đậm hoặc gạch chân để giúp người đọc nhớ rõ ý chính. Bước này sẽ giúp người đọc hứng thú theo dõi và nhớ ý chính của email hơn. 

Tôi sẽ ví dụ minh họa một phần chiếc mail tôi gửi cho học viên. 

Muốn viết email rõ ràng, bạn phải hiểu được bạn đang muốn nói gì bằng việc: 

  • Gạch đầu dòng ý chính mình đang muốn nói. 
  • Trong những ý chính đó, bạn đang muốn làm rõ vấn đề nào. 
  • Có chỗ nào cần đính kèm file, liên kết tham khảo hay hình ảnh gì không. 
  • Thông tin cần chốt là cái nào, deadline cần chốt là khi nào… 

Những thông tin như ngày tháng deadline, task tên là gì… cần được bôi đậm và làm rõ. 

Cuối cùng bạn đừng quên check lại các thông tin xem đầy đủ và được sắp xếp đúng chưa nha. Riêng về icon thì có cũng được nhưng ít thôi và nên dùng trong các email nội bộ dành cho những người cùng cấp bậc hơn. 

 

Hy vọng bài viết về chuyện chiếc email trên đây giúp bạn ít nhiều trong công việc sắp đến. Chắc chắn xung quanh vấn đề này sẽ còn nhiều khía cạnh khác nhưng trước mắt tôi chia sẻ vài bí kíp trên. 

Bạn có thể đọc thêm các bài viết về chủ đề Working Tips khác ở đây.

Hẹn bạn ở bài viết sau

Jeen Nguyễn, 

=============================

Nếu thấy bài viết hữu ích, bạn có thể ủng hộ Jeen một cuốn sách ở trang Donate. 

Lưu ý: Vui lòng tôn trọng chất xám và sáng tạo của người sản xuất nội dung, artist, designer bằng việc KHÔNG SAO CHÉP/COPY/REUP. Tất cả nội dung trên thuộc sở hữu của Jeen Nguyễn. Về thông tin bổ sung, bạn xem thêm tại trang Bản quyền-hợp tác!

Cảm ơn bạn,

 

Bạn cũng có thể thích..

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *